Offerteproces digitaliseren van concept tot acceptatie

Bij het digitaliseren van offertes gaat het niet alleen om het maken van een PDF. Ook de gebruikte prijsregels, wijzigingen, verzending en acceptatie moeten herleidbaar blijven. SolvoForce bespreekt hoe uw organisatie van aanvraag naar voorstel werkt en welke gegevens na akkoord aan een vervolgproces worden doorgegeven.

Een versie bewaren zoals die is verstuurd

Een aangepaste artikelomschrijving mag een oude offerte niet achteraf veranderen. Daarom worden de aangeboden regels en voorwaarden als versie vastgelegd. Nieuwe wijzigingen leiden tot een nieuw voorstel wanneer dat nodig is. Daarmee blijft herkenbaar op welke inhoud een klant heeft gereageerd.

Acceptatie en bevoegdheden onderscheiden

Online acceptatie vraagt een duidelijke presentatie van het voorstel en een gerichte bevestiging. Leg vast welke gegevens worden geregistreerd en hoe toegang tot de klantlink wordt geregeld. Medewerkers hebben een ander scherm en andere rechten nodig dan de ontvanger van de offerte.

Vervolgstappen zonder dubbel uitvoeren

Een akkoord kan leiden tot een project, opdracht of factuurvoorstel. Het systeem moet herkennen of die verwerking al heeft plaatsgevonden. Ook een mislukte e-mail vraagt aandacht: opnieuw versturen is niet altijd veilig wanneer onduidelijk is of het eerdere bericht is aangekomen. Statussen en herstelhandelingen worden daarom expliciet ontworpen.

Samenhangende onderwerpen

• CRM op maat laten bouwen voor uw relatieproces
• Managementdashboard laten bouwen met herleidbare cijfers
• Website laten bouwen: inhoud, beheer en uitbreidingen

Bespreek uw situatie

Welke informatie of handeling kost nu onnodig tijd? Beschrijf de huidige werkwijze en de gewenste verandering. SolvoForce bespreekt welke afbakening en vervolgstap daarbij passen.