SolvoForce
Belangrijke projectmail bij het juiste dossier bewaren
Maatwerk software en websites
Een klantafspraak staat alleen in de mailbox van één collega. Wie het project overneemt, mist daardoor informatie. SolvoForce kan relevante berichten en bijlagen aan een dossier laten koppelen, met controle bij twijfel en een duidelijke scheiding tussen interne correspondentie en informatie die klanten mogen zien.
Een betrouwbare dossierverwijzing gebruiken
Een projectcode of herkenbaar dossierkenmerk kan helpen bij het voorstellen van een koppeling. Alleen het afzenderadres is vaak onvoldoende: één klant kan meerdere projecten hebben. Toon bij twijfel een voorstel aan een medewerker. Een onzekere herkenning mag niet stilzwijgend vertrouwelijke correspondentie in het verkeerde dossier laten belanden.
De juiste inhoud overnemen
Bepaal of het volledige bericht, een geselecteerde bijlage of een verwijzing wordt bewaard. Een lange mailwisseling kan interne opmerkingen bevatten die niet in een klantportaal thuishoren. Maak de zichtbaarheid daarom een bewuste keuze. Een doorgestuurd bericht heeft bovendien een andere afzender dan de oorspronkelijke auteur; behoud waar mogelijk de situatie die nodig is om de afspraak te begrijpen.
Dubbele verwerking herkennen
Hetzelfde bericht kan via een gedeelde mailbox en een handmatige actie binnenkomen. Gebruik beschikbare berichtkenmerken om herhaling te herkennen en laat zien dat een koppeling al bestaat. Bijlagen met dezelfde bestandsnaam zijn niet vanzelf hetzelfde document. Beoordeel inhoud en herkomst voordat een bestand wordt vervangen of als nieuwe versie wordt aangeboden.
Verkeerde koppelingen kunnen herstellen
Een medewerker moet een fout gekoppeld bericht kunnen verplaatsen of losmaken met een herkenbare registratie van de handeling. Controleer daarna ook eventuele zichtbaarheid in portalen of zoekresultaten. Laat de oorspronkelijke mailbox niet zonder expliciete keuze aanpassen. Begin met een afgebakende mailbox of handmatige selectie en toets met echte projectvoorbeelden wanneer automatische suggesties voldoende betrouwbaar zijn.
Veelgestelde vragen over E-mail gecontroleerd koppelen aan een projectdossier in
Oplossingen die in de praktijk werken.
Bekijk hoe SolvoForce software, webapplicaties en automatisering inzet om processen overzichtelijker en efficiënter te maken.
Event Alert – belangrijke momenten in beeld
Een webapplicatie die verjaardagen, jubilea en andere belangrijke momenten samenbrengt. Met persoonlijke herinneringen, gedeelde groepen en een ontwerpomgeving voor kaarten en kalenders.
Bekijk case
Website voor Bouwbedrijf L&D
Een representatieve website voor Bouwbedrijf L&D, waarin bouwprojecten, dienstverlening en werkwijze samenkomen. Met een krachtige visuele presentatie en duidelijke routes naar het bekijken van werk en het aanvragen van een offerte.
Bekijk case
Warmtepompcalculator op maat
Een interactieve warmtepompcalculator die woninggegevens vertaalt naar een indicatie van besparing en terugverdientijd. Ontwikkeld om verschillende keuzes begrijpelijk te vergelijken.
Bekijk case