Declaratieportaal laten bouwen voor invoer en beoordeling

Een declaratieportaal brengt een ingediende uitgave, de onderbouwing en het besluit bij elkaar. Daarmee vervalt de noodzaak om bonnetjes en toelichtingen uit verschillende mailboxen te verzamelen. SolvoForce bespreekt welke gegevens medewerkers aanleveren en wat de administratie nodig heeft om een declaratie te beoordelen.

Invoer die past bij de uitgave

Een reis vraagt andere informatie dan een aangeschafte dienst. We richten de invoer daarom per categorie in. Datum, bedrag, valuta en bijlage moeten herkenbaar blijven, terwijl onnodige velden worden vermeden. De organisatie levert haar eigen declaratieregels aan; de software bepaalt niet zelfstandig of een uitgave fiscaal is toegestaan.

Terugsturen met een concrete vraag

Een onvolledige declaratie kan worden teruggestuurd voor aanvulling zonder de historie te verliezen. De medewerker ziet welke informatie ontbreekt. Na aanpassing kan opnieuw worden beoordeeld. Bijlagen en bedragen worden gekoppeld aan de juiste versie, zodat een akkoord niet op andere informatie blijkt te slaan.

Van akkoord naar verwerking

Een goedgekeurde declaratie is nog niet per definitie uitbetaald of geboekt. Deze statussen worden gescheiden. Een export kan kenmerken bevatten waarmee de administratie herhaalde verwerking voorkomt. Ook toegang en bewaartermijnen van bonnen en persoonsgegevens moeten onderdeel zijn van de inrichting.

Samenhangende onderwerpen

• CRM op maat laten bouwen voor uw relatieproces
• Managementdashboard laten bouwen met herleidbare cijfers
• Website laten bouwen: inhoud, beheer en uitbreidingen

Bespreek uw situatie

Welke informatie of handeling kost nu onnodig tijd? Beschrijf de huidige werkwijze en de gewenste verandering. SolvoForce bespreekt welke afbakening en vervolgstap daarbij passen.