Contractbeheersysteem laten bouwen met termijnen en eigenaarschap

Contractbeheer draait om meer dan een map met documenten. Een organisatie moet weten welke afspraken gelden, wie verantwoordelijk is en wanneer actie nodig is. SolvoForce kan een systeem uitwerken waarin contractgegevens, documenten en beslismomenten bij elkaar blijven zonder dat iedere gebruiker alles kan aanpassen.

Leg de betekenis van datums vast

De ondertekeningsdatum, startdatum en uiterste opzegdatum zijn verschillende gegevens. Een herinnering heeft alleen waarde wanneer zij op de juiste datum is gebaseerd. We bespreken hoe verlenging werkt en welke afwijkingen handmatig moeten worden beoordeeld. De software kan afspraken bewaken, maar stelt de juridische betekenis van een contract niet zelfstandig vast.

Documenten en versies bijeenhouden

Een bijlage of aanvulling kan gevolgen hebben voor een bestaande overeenkomst. Het systeem moet daarom duidelijk maken welke documenten bij dezelfde afspraak horen en welke versie van toepassing is. Toegang kan worden beperkt per afdeling of verantwoordelijke. Een download of wijziging kan waar nodig worden gelogd.

Actie toewijzen in plaats van alleen mailen

Een signalering kan worden gekoppeld aan een eigenaar en een vervolgactie. Daarmee blijft zichtbaar of iemand de verlenging heeft beoordeeld. E-mail is dan een hulpmiddel, niet de enige plek waar de status bestaat. Begin met contractsoorten waarvoor gemiste termijnen of onduidelijke verantwoordelijkheden daadwerkelijk problemen veroorzaken.

Samenhangende onderwerpen

• CRM op maat laten bouwen voor uw relatieproces
• Managementdashboard laten bouwen met herleidbare cijfers
• Website laten bouwen: inhoud, beheer en uitbreidingen

Bespreek uw situatie

Welke informatie of handeling kost nu onnodig tijd? Beschrijf de huidige werkwijze en de gewenste verandering. SolvoForce bespreekt welke afbakening en vervolgstap daarbij passen.