Processen automatiseren Den Haag | Documenten en dossiercontrole

Bij documentintensieve processen ontstaat vertraging wanneer bestanden via e-mail rondgaan en niemand zeker weet welke versie actueel is. Voor organisaties in Den Haag kan SolvoForce workflows bouwen waarin documenten gekoppeld blijven aan het juiste dossier en iedere stap weet welke stukken nodig zijn.

Documenten horen bij een dossier, niet bij een mailbox

Een bestand wordt opgeslagen bij het record waarop het betrekking heeft. Medewerkers zien daardoor de context, status en eventuele eerdere versies zonder losse e-mailketens terug te zoeken.

Compleetheid vóór beoordeling controleren

Een proces kan vooraf toetsen of verplichte documenten aanwezig zijn. Ontbreekt er iets, dan krijgt het dossier een herkenbare wachtstatus in plaats van dat een beoordelaar pas halverwege ontdekt dat informatie ontbreekt.

• Verplichte documentsoorten per procesfase.
• Bestandskenmerken controleren.
• Ontbrekende stukken gericht terugvragen.

Versies onderscheiden van nieuwe documenten

Een aangepaste overeenkomst is niet hetzelfde als een extra bijlage. Versiebeheer maakt zichtbaar welke variant de huidige is en welke oudere versies alleen voor historie beschikbaar blijven.

Archiveren op basis van processtatus

Na afronding kunnen documenten en metadata volgens afgesproken regels worden bewaard of overgedragen. De workflow voorkomt dat actieve dossiers en archiefmateriaal door elkaar blijven staan.

Gerelateerde mogelijkheden

• Documentgoedkeuring digitaliseren met versies en besluiten
• Projectdossier digitaliseren met documenten en besluiten
• Contractbeheersysteem laten bouwen met termijnen en eigenaarschap

Uw situatie bespreken

Voor procesautomatisering in Den Haag kunnen we inventariseren welke documenten per fase nodig zijn en hoe versies, controles en archivering nu verlopen.

Vraag voorleggen