Documentgoedkeuring digitaliseren met versies en besluiten

Bij het beoordelen van een document moet duidelijk zijn welke versie is goedgekeurd. Een akkoord in een e-mail kan die relatie onduidelijk laten wanneer het bestand daarna wordt aangepast. SolvoForce kan een proces ontwerpen waarin documentversie, beoordelaar en besluit aan elkaar gekoppeld blijven.

Een wijziging maakt een nieuwe versie

De applicatie kan een ingediende versie vastzetten voor beoordeling. Als de auteur de inhoud aanpast, ontstaat een nieuwe versie met een herkenbare status. Een eerder akkoord wordt niet automatisch overgenomen. Daarmee blijft zichtbaar of iedereen naar dezelfde inhoud heeft gekeken.

Beoordeling volgens een afgesproken route

Sommige documenten vragen één akkoord, andere een volgorde van inhoudelijke en organisatorische beoordelingen. Leg vast wie mag terugsturen, goedkeuren of publiceren. Opmerkingen kunnen bij de betreffende versie worden bewaard. Een vervanger kan rechten krijgen wanneer een beoordelaar afwezig is, zonder de verantwoordelijkheid onduidelijk te maken.

Publicatie en geldigheid

Goedkeuren en beschikbaar stellen hoeven niet hetzelfde moment te zijn. Een document kan bijvoorbeeld op een toekomstige datum ingaan. De actuele versie moet voor gebruikers herkenbaar zijn, terwijl oudere versies beschikbaar blijven voor toegestane terugblik. De inrichting ondersteunt uw procedure en geeft geen zelfstandige juridische kwalificatie aan een akkoord.

Samenhangende onderwerpen

• Documentgeneratie automatiseren vanuit uw gegevens
• Interne kennisbank laten bouwen met beheer en eigenaarschap
• Website laten bouwen: inhoud, beheer en uitbreidingen

Bespreek uw situatie

Welke informatie of handeling kost nu onnodig tijd? Beschrijf de huidige werkwijze en de gewenste verandering. SolvoForce bespreekt welke afbakening en vervolgstap daarbij passen.