Processen automatiseren Apeldoorn | Goedkeuring en bevoegdheden

Niet iedere processtap mag zonder menselijke beoordeling worden uitgevoerd. Vooral bij bedragen, uitzonderingen of formele besluiten is het belangrijk dat het systeem weet wie mag goedkeuren en op basis waarvan. Voor organisaties in Apeldoorn kan SolvoForce zulke bevoegdheden direct in de workflow opnemen.

Goedkeuring is een eigen processtap

Een akkoord hoort niet als losse notitie in een dossier te staan. Het systeem registreert wie mag beslissen, welke informatie bij de beoordeling zichtbaar is en welke vervolgstatus na goedkeuring of afwijzing ontstaat. Zo blijft een besluit herleidbaar.

Bevoegdheden kunnen afhankelijk zijn van context

Een medewerker mag bijvoorbeeld tot een bepaald bedrag zelf beslissen, terwijl een hoger bedrag naar een andere rol gaat. Ook afdeling, projecttype of risicocategorie kan invloed hebben. De regels worden expliciet gemaakt zodat uitzonderingen niet via mondelinge afspraken blijven bestaan.

• Drempelbedragen of categorieën vastleggen.
• Vervanger aanwijzen bij afwezigheid.
• Afwijzing voorzien van een reden.

Geen automatische uitvoering vóór definitief akkoord

Een systeem kan documenten klaarzetten, gegevens controleren of een vervolgactie voorbereiden, maar de feitelijke uitvoering wacht tot de juiste bevoegdheid is gebruikt. Daarmee blijft automatisering ondersteunend waar menselijk oordeel noodzakelijk is.

Besluiten later kunnen reconstrueren

Bij vragen achteraf moet zichtbaar zijn welke versie van de gegevens is beoordeeld en welke gebruiker akkoord gaf. Een audittrail legt daarom niet alleen de uitkomst vast, maar ook het moment en de relevante context van het besluit.

Gerelateerde mogelijkheden

• Inkoopgoedkeuring digitaliseren met bedragen en bevoegdheden
• Documentgoedkeuring digitaliseren met versies en besluiten
• Declaratieportaal laten bouwen voor invoer en beoordeling

Uw situatie bespreken

Voor procesautomatisering in Apeldoorn kunnen we één bestaand goedkeuringsproces uitwerken en de rollen, uitzonderingen en beslismomenten concreet vastleggen.

Vraag voorleggen