SolvoForce

Website laten bouwen in Apeldoorn | Formulieren en automatisering

Een standaard bedrijfswebsite bestaat meestal uit een aantal vaste pagina’s en een algemeen contactformulier. Dat kan voldoende zijn voor eenvoudige informatievragen, maar sluit niet altijd aan op organisaties die verschillende soorten aanvragen ontvangen of veel gegevens en documenten moeten verwerken.

SolvoForce ontwikkelt websites waarbij de functionaliteit wordt afgestemd op de werkelijke dienstverlening. Een bezoeker die een offerte wil aanvragen, hoeft bijvoorbeeld niet hetzelfde formulier te gebruiken als iemand die een storing meldt, documenten aanlevert of zich voor een dienst inschrijft. Iedere route kan zijn eigen vragen, voorwaarden en vervolgacties krijgen.

Een goed formulier vraagt alleen om informatie die daadwerkelijk nodig is. Te veel velden maken een aanvraag onnodig zwaar, terwijl te weinig informatie ertoe leidt dat medewerkers later aanvullende vragen moeten stellen. Bij maatwerk kunnen formulieren daarom worden afgestemd op het type dienst, de gewenste vervolgstap en de gegevens die binnen uw organisatie nodig zijn.

Velden kunnen afhankelijk worden gemaakt van eerdere antwoorden. Wanneer een bezoeker een bepaalde keuze maakt, verschijnen alleen de onderdelen die bij die situatie horen. Ook kunnen gegevens tijdens het invullen worden gecontroleerd, zodat onvolledige of onjuist opgebouwde informatie zoveel mogelijk wordt voorkomen.

Bij veel aanvragen zijn aanvullende documenten nodig. Denk aan tekeningen, foto’s, verklaringen, overeenkomsten of andere bijlagen. Wanneer deze bestanden later afzonderlijk per e-mail worden aangeleverd, kan onduidelijk worden bij welke klant of aanvraag ze horen.

Binnen een maatwerk formulier kunnen documenten direct tijdens de aanvraag worden toegevoegd. De website kan controleren welke bestandstypen zijn toegestaan, hoe groot een bestand mag zijn en of een verplichte bijlage werkelijk is toegevoegd. Na verzending wordt het bestand gekoppeld aan de juiste aanvraag of het juiste dossier.

Na het verzenden van een aanvraag wil een bezoeker weten of alles goed is ontvangen. Een automatische bevestiging kan daarom direct laten zien welke informatie is aangeleverd en wat de verwachte vervolgstap is. Bij uitgebreidere processen kan de bevestiging ook een uniek referentienummer of een samenvatting van de aanvraag bevatten.

Tegelijkertijd kunnen intern één of meer medewerkers worden geïnformeerd. De ontvanger van een melding kan afhankelijk zijn van het soort aanvraag, de gekozen dienst, de regio of een andere selectie. Zo komt informatie direct terecht bij de persoon of afdeling die ermee aan de slag moet.

Gegevens uit een formulier kunnen worden gebruikt om automatisch een PDF-document samen te stellen. Dat kan bijvoorbeeld een aanvraagbevestiging, calculatie, samenvatting, rapport, opdrachtformulier of conceptdocument zijn. De inhoud wordt gevuld met de gegevens die de bezoeker of medewerker heeft ingevoerd.

Een automatisch document zorgt voor een vaste en herkenbare opmaak. Medewerkers hoeven gegevens niet opnieuw over te nemen in een los document en de aanvrager ontvangt direct een duidelijk overzicht. Afhankelijk van het proces kan de PDF worden gedownload, per e-mail worden verstuurd of worden opgeslagen bij het betreffende dossier.

Een aanvraag moet na ontvangst eenvoudig terug te vinden en op te volgen zijn. In plaats van informatie alleen naar een mailbox te sturen, kunnen de gegevens centraal worden opgeslagen in een beheeromgeving. Medewerkers zien daar welke aanvragen nieuw zijn, welke al worden behandeld en welke nog op informatie of een interne actie wachten.

Bij iedere aanvraag kunnen relevante gegevens, documenten, opmerkingen en wijzigingen worden bewaard. Met gebruikersrollen wordt bepaald welke medewerkers toegang hebben en welke acties zij mogen uitvoeren. Hierdoor blijft informatie overzichtelijk en hoeft niet iedereen volledige beheerdersrechten te krijgen.

Wanneer uw organisatie al werkt met een CRM, administratiesysteem, planning of andere bedrijfssoftware, kan worden onderzocht of de website hiermee kan worden gekoppeld. Via een API kunnen gegevens automatisch worden doorgestuurd of opgehaald.

Een nieuwe aanvraag kan bijvoorbeeld direct als klant, lead, dossier of taak worden aangemaakt. Hierdoor hoeft een medewerker de gegevens niet opnieuw over te typen. Bij iedere koppeling wordt vooraf bepaald welk systeem verantwoordelijk is voor de centrale opslag en welke informatie werkelijk moet worden uitgewisseld.

Uitgebreide functionaliteit mag niet betekenen dat een website onoverzichtelijk of onnodig traag wordt. De openbare pagina’s, formulieren en beheeromgeving moeten logisch zijn opgebouwd en zonder overbodige stappen kunnen worden gebruikt.

Daarom wordt aandacht besteed aan een heldere menustructuur, doelgerichte afbeeldingen, efficiënte scripts en een goede mobiele weergave. Bezoekers moeten snel begrijpen welke diensten worden aangeboden en welke actie zij kunnen nemen. Medewerkers moeten aanvragen kunnen verwerken zonder door technisch ingerichte schermen te hoeven zoeken.

De ontwikkeling begint met het bespreken van de aanvragen en documenten die uw organisatie nu verwerkt. Welke informatie komt binnen? Via welke kanalen gebeurt dat? Wie moet ermee aan de slag? En op welke momenten wordt informatie opnieuw ingevoerd of handmatig samengevoegd?

Op basis daarvan wordt bepaald welke onderdelen in de website moeten worden opgenomen. Niet ieder proces hoeft direct volledig te worden geautomatiseerd. Vaak kan worden begonnen met het formulier of proces dat het meeste handmatige werk veroorzaakt. De omgeving kan daarna stap voor stap worden uitgebreid.

SolvoForce helpt bedrijven en organisaties in Apeldoorn die een website nodig hebben die verder gaat dan een standaard online presentatie. Dat kan een nieuwe bedrijfswebsite zijn met slimme formulieren, maar ook een complete digitale omgeving voor aanvragen, documenten, statussen en automatische vervolgacties.

De oplossing wordt afgestemd op de manier waarop uw organisatie werkelijk werkt. U krijgt geen verzameling losse functies, maar een samenhangende website waarin bezoekers en medewerkers met dezelfde betrouwbare gegevens kunnen werken.