Bedrijfsprocessen automatiseren | Minder overtypen en zoeken

Kies één knelpunt dat uw team direct herkent

Breng een aanvraag of opdracht van begin tot eind in kaart. Noteer waar gegevens opnieuw worden ingevoerd, waar mensen wachten en welke informatie regelmatig ontbreekt. Kies vervolgens een afgebakende verbetering, zoals een centrale werkvoorraad of een gecontroleerde overdracht. Test normale situaties en uitzonderingen samen met de gebruikers. Beoordeel de uitkomst op het dagelijkse werk, bijvoorbeeld minder herstelhandelingen of een duidelijkere verdeling, voordat u het proces verder uitbreidt.

Een voorbeeld uit ons werk

Het Freshdesk-ticketdashboard brengt onder meer openstaande en niet-toegewezen tickets in beeld. De projectcase laat zien hoe een aanvullende toepassing het werk met bestaande software kan ondersteunen.

Freshdesk-ticketdashboard

Begin bij een herkenbare overdracht tussen collega’s

Kijk niet alleen naar één vervelende handeling. Een gekopieerd klantadres kan onderdeel zijn van een grotere keten waarin gegevens worden aangeleverd, gecontroleerd en doorgestuurd. Teken die keten uit met de betrokken medewerkers. Als de bron onbetrouwbaar is, lost automatisch kopiëren het probleem niet op. Dan moet eerst worden bepaald waar correcties plaatsvinden en wie daarover beslist.

Leg vast wanneer de software wat moet doen

Een instructie als stuur belangrijke aanvragen door is te vaag voor automatisering. Beschrijf welke kenmerken belangrijk zijn, welke regel voorrang krijgt en wat gebeurt bij ontbrekende gegevens. Gebruik echte, geanonimiseerde voorbeelden om de regels te toetsen. Een uitzondering hoort een herkenbare uitkomst te krijgen, zoals handmatig beoordelen, en mag niet stilzwijgend verdwijnen uit de werkvoorraad.

Zorg dat een medewerker fouten kan herstellen

Automatische verwerking kan vastlopen door een externe storing of een ongeldige waarde. Medewerkers moeten kunnen zien wat al is uitgevoerd en welke stap nog openstaat. Herstel begint bij het mislukte onderdeel, niet noodzakelijk bij het begin van de keten. Anders kan een eerder verstuurde bevestiging of aangemaakt dossier per ongeluk opnieuw worden geproduceerd.

Meet het proces, niet alleen de techniek

Een succesvolle technische taak betekent niet dat een klantvraag is afgehandeld. Kies procesmetingen zoals openstaande uitzonderingen, dubbele registraties en overdrachten zonder eigenaar. Vergelijk deze met de uitgangssituatie. Zo wordt duidelijk of de automatisering daadwerkelijk werk wegneemt of alleen verplaatst naar een andere medewerker. Breid pas uit wanneer de eerste keten in de praktijk beheersbaar is.

Meer over dit onderwerp

• Wanneer wordt Excel te onhandig voor uw bedrijf?
• API-koppeling laten bouwen tussen bedrijfssystemen

Bespreek uw werkproces

Vertel waar uw team dubbel invoert, zoekt of op elkaar wacht. Eén concrete aanvraag of opdracht helpt om een eerste verbetering af te bakenen. Een eerste gesprek is vrijblijvend.

Bespreek uw werkproces