Evenementinschrijvingen digitaliseren met capaciteit en afmelding

Een inschrijfformulier voor een bijeenkomst moet rekening houden met meer dan het opslaan van namen. Capaciteit, bevestiging en wijzigingen bepalen of de deelnemerslijst bruikbaar blijft. SolvoForce kan een inschrijfproces uitwerken dat past bij één evenement of bij terugkerende bijeenkomsten.

Een plaats toekennen op het juiste moment

Spreek af of het verzenden van het formulier direct een plaats oplevert of alleen een aanvraag. Bij beperkte capaciteit moet de laatste plaats niet meerdere keren worden toegekend. Een wachtlijst kan een eigen volgorde en bevestigingsstap krijgen, zodat een vrijgekomen plaats niet automatisch bij een niet meer beschikbare deelnemer terechtkomt.

Alleen noodzakelijke informatie vragen

De benodigde gegevens hangen af van de bijeenkomst. Een organisatie kan bijvoorbeeld een keuze voor een sessie nodig hebben, maar niet standaard een volledig adres. Vragen over bijzondere wensen moeten zorgvuldig worden afgebakend. De gegevens worden gebruikt voor het afgesproken doel en alleen beschikbaar gemaakt aan de betrokken organisatoren.

Wijzigingen tot aan de bijeenkomst

Afmelden, een sessie wijzigen en iemand anders laten deelnemen zijn verschillende handelingen. We bepalen welke wijzigingen deelnemers zelf mogen uitvoeren en wanneer de organisatie moet beoordelen. Een actuele lijst kan worden geëxporteerd met de informatie die voor ontvangst of uitvoering nodig is.

Samenhangende onderwerpen

• Offertecalculator laten bouwen met uw eigen rekenregels
• Reserveringssoftware laten bouwen voor gedeelde middelen
• Website laten bouwen: inhoud, beheer en uitbreidingen

Bespreek uw situatie

Welke informatie of handeling kost nu onnodig tijd? Beschrijf de huidige werkwijze en de gewenste verandering. SolvoForce bespreekt welke afbakening en vervolgstap daarbij passen.